Documentación de Cierre de un Proyecto

Como respuesta a un lector que me presentaba unas dudas, voy a tratar de indicar qué es necesario al cierre de un proyecto y para qué sirve (o al revés: dadas las necesidades, ver qué documentos aplicarían en cada caso). Las metodologías suelen centrarse en el primer caso. Las guías, o las adaptaciones de una metodología, prefiero centrarlas en el segundo. Porque no se trata de hacer documentos (primer caso), sino de resolver necesidades (segundo caso).

En primer lugar, decir que esta documentación que voy a nombrar, trata de cubrir objetivos. Si los objetivos no aplican en el proyecto, o están cubiertos de alguna otra forma, se puede obviar cada documento. Además, el alcance de cada documento debe ser acorde al tamaño del proyecto, o de los riesgos asociados. Estoy harto de repetir por activa y por pasiva, una y otra vez, que las prácticas y los procesos, están al servicio del proyecto. Y no al revés. Y que si no aplica una práctica a un proyecto, y requiere de adaptación, pues se hace: se adapta, y se busca cómo cubrir los objetivos y la esencia del proceso.

Los documentos que harían falta serían:

  1. Informe de cierre. Este documento suele estar en realidad compuesto por una serie de apartados o subdocumentos como:
    • 1.1. Estado final del proyecto
    • 1.2. Buenas prácticas
    • 1.3. Lecciones aprendidas
  2. Aceptación del cliente
  3. Encuesta de satisfacción

1. Informe de Cierre.

1.1. Documento de Estado Final del Proyecto.

En respuesta a lo que el lector me preguntaba, este documento contendría la foto final:

  • dónde dejamos la documentación y qué documentación dejamos
  • qué objetivos se tenían, cuáles se han cumplido y cuáles no
  • cumplimiento de estimaciones (esfuerzo, fechas, costes), incluyendo razonamientos y demostraciones de porqué hubo alguna variación.
  • métricas de cierre: demostración de que los objetivos de calidad y de cierre se cumplen. Si es un desarrollo, podemos aquí demostrar cómo el número de defectos encontrados por período de tiempo ha disminuido drásticamente (esta podría ser una métrica válida). Estos criterios objetivos (métricas), podrían suponer el punto de arranque al equipo de soporte que recoja el testigo y arranque la fase de mantenimiento.
  • etc.

1.2. Documento de Buenas Prácticas.

Este documento o apartado recogería la experiencia del proyecto en cuanto a buenas prácticas que se han seguido, y que han tenido éxito demostrado en el proyecto.

1.3. Documento de Lecciones Aprendidas

En este apartado recopilaríamos todas las experiencias recopiladas durante el proyecto a todos los niveles:

  • Técnico
  • Funcional
  • Comunicaciones
  • Gestión de equipos
  • Gestión de riesgos
  • Organización de entregas
  • etc.

2. Aceptación del cliente.

Este documento, recopila una descripción del proyecto, nuestra labor y papel en el mismo, y en él el cliente reconoce que acepta los servicios prestados, que son adecuados en alcance y calidad. Es un documento que enviamos al cliente, y éste nos lo devolverá firmado, sirviendo como referencia y credencial para futuros proyectos.

3. Encuesta de satisfacción.

Sobre éste ya hablé en un anterior post “La eficacia de las encuestas de satisfacción“.

Como me he extendido un poco, creo que habéis cogido la idea. Dejaremos para un post posterior el detallar estos documentos y el cómo adaptarlos a la situación real del proyecto.

Fuente: CMMi

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